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        陜西高校教系統檔案學會
        2019年9月10日,星期二   學校首頁 | 懷念舊版
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        檔案征集
        校史資料
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                             陜西師范大學實物檔案收集、征集管理辦法
            實物檔案是指學校在教學、科研、管理等各項活動中形成的、具有保存價值的物品。實物檔案與紙質、聲像等其它載體的檔案一樣,是學?;顒诱鎸?、直觀的記錄。收集、征集實物檔案,不但可以為研究學校歷史提供珍貴史料,也可以展示宣傳學校的形象。為使具有保存價值的實物能夠及時、完整、準確、系統地保存歸檔,真實反映學校各項重大活動,更好地發揮實物檔案的利用價值,特制定本辦法。
            一、收集范圍
            (一)上級領導來校視察、指導工作的題詞、贈言手跡或贈送的字畫等物品。
            (二)參加我校召開的重要國際、國內會議的有關領導及國外友人給我校的題詞、贈言手跡等。
            (三)國際友人或校友贈送我校的珍貴禮品、紀念品。
            (四)兄弟單位或個人贈送我校的反映重要活動的錦旗、牌匾等紀念品。
            (五)學校及校內各單位獲省、市級以上獎勵的獎狀、證書、獎牌、獎杯、錦旗等。
            (六)學校不同時期的證件和徽章。如:工作證、學生證、畢業證、借書證、?;?、紀念章等。
            (七)學校和各處級單位不同時期的印章及歷任校領導的印章。
            (八)反映學校歷史面貌的其它具有保存價值的實物。
            二、歸檔要求
            (一)上級領導來校及綜合性活動產生的題詞、贈言手跡、重要禮品、紀念品等,由學校辦公室及時歸檔。相關職能活動中產生的錦旗、牌匾等紀念品,由主辦部門及時歸檔。歸檔時要附有說明詞(包括活動的主題、時間地點、人物等)。需要利用時可向檔案館借用或復制。
            (二)校慶或其它重大活動中收到的禮品,主辦部門在活動結束后要編造禮品清單送校領導審閱,經鑒定需永久保存的禮品應向檔案館移交,其余禮品由有關部門保管或處理。
            (三)學校及校內各單位榮獲省市級以上的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、證書等實物檔案,一般于次年六月底前隨獲獎文件材料一并歸檔。獲獎單位需要懸掛、擺放的,應先在檔案館辦理登記手續,待3-5年后移交歸檔。
            (四)學校和各處級單位不同時期的印章及歷任校領導的印章,在印章停止使用后由學校辦公室統一造冊、截角,移交檔案館保存。
            (五)學校歡迎和鼓勵師生員工將屬于個人所有但能夠反映學校歷史面貌的證件、徽章等實物檔案向檔案館捐贈。對于捐贈者檔案館將發給紀念品。
            三、歸檔管理
            (一)學校的實物檔案由檔案館集中統一管理,配備專門的庫房、柜架妥善存放,采取有效措施防盜、防火、防水等,確保安全。
            (二)實物檔案實行開放利用,利用者持身份證等有效證件可予以觀賞。但實物檔案一般不外借,確需借閱時要嚴格審批手續,防止丟失或損毀。
            四、其它
            (一)本辦法由檔案館負責解釋。
            (二)本辦法自學校正式發文之日起實施。
         
                                                                    陜西師范大學
                                                                  二○○六年七月七日
         
        陜西高校教系統檔案學會
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